Ulkomaalaisen työntekijän muutto Suomeen – mitä huomioida?

Kansainvälisten osaajien rekrytointi on yhä useammalle suomalaiselle yritykselle ratkaisu osaajapulaan ja erityisesti aloilla kuten teknologia, terveydenhuolto ja teollisuus, joilla kotimaisen työvoiman saatavuus on rajallista. Mutta itse rekrytointi on vasta puolet matkasta. 

Rekrytoidun työntekijän ja usein tämän koko perheen onnistunut asettautuminen ratkaisee, jääkö osaaja taloon vai siirtyykö hän pian toisaalle. 

Tämä artikkeli keskittyy EU/ETA-alueen ulkopuolelta tulevan työntekijän rekrytointiin, joka edellyttää oleskelulupaa — EU/ETA-kansalaisen prosessi on kevyempi, eikä vaadi erillistä lupaa.

Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä työnantajan kannattaa huomioida ennen muuttoa, saapumisen jälkeen ja perheen asettautumisessa. Kerromme myös miten kattavat asettautumispalvelumme voivat helpottaa koko prosessia.

Miksi työntekijän asettautumiseen kannattaa panostaa?

Moni yritys hoitaa relokaation ad hoc -periaatteella: työntekijälle maksetaan könttäkorvaus ja loppu jätetään hänen itsensä hoidettavaksi. Tämä tuntuu aluksi yksinkertaiselta, mutta johtaa usein siihen, että työntekijän ensimmäiset viikot kuluvat viranomaisasioiden selvittelyyn tuottavan työn sijaan.

Pahimmillaan rekrytoitu työntekijä tai hänen perheensä ei koskaan täysin asetu Suomeen ja rekrytointi valuu hukkaan. Hallitusti johdettu asettautumisprosessi lyhentää aikaa rekrytoinnista tuottavaan työhön ja parantaa työntekijän pysyvyyttä merkittävästi.

Katso myös konsultaatiopalvelumme, jos haluatte käydä relokaatiotarpeenne läpi jo ennen rekrytointipäätöstä.

Mitä työnantajan pitää järjestää ennen muuttoa?

Oleskelulupa- ja viisumiasiat

EU/ETA-alueen ulkopuolelta tulevalle työntekijälle tarvitaan lähes aina työntekijän oleskelulupa, joka haetaan pääosin Enter Finland -palvelun kautta. Prosessi kannattaa käynnistää mahdollisimman aikaisin, sillä käsittelyaika vaihtelee. Lue lisää maahanmuuttopalveluistamme.

Työsopimuksen ja hakemusten aikataulutus

Työsopimus, palkkatiedot ja muut liitteet kannattaa olla valmiina ennen hakemuksen jättämistä, sillä puutteelliset hakemukset ovat yleisin syy viivästyksiin. Kannattaa nimetä yrityksen sisällä yksi vastuuhenkilö, joka koordinoi aikataulua työntekijän kanssa.

Aikataulun suunnittelu

Realistinen aikataulu koko relokaatiolle kannattaa rakentaa taaksepäin toivotusta aloituspäivästä: lupaprosessi, matkajärjestelyt, väliaikainen majoitus ja pysyvän kodin haku vievät kukin oman aikansa, eivätkä ne kaikki etene rinnakkain ongelmitta ilman koordinointia.

Saapuminen Suomeen – ensimmäiset viikot

Väliaikainen majoitus

Ennen pysyvän kodin löytymistä työntekijä tarvitsee usein väliaikaisen majoituksen, mieluiten sellaisen, joka mahdollistaa osoitteen rekisteröinnin — tämä nopeuttaa seuraavaa vaihetta huomattavasti. Katso väliaikaisen majoituksen palvelumme.

Paikallisrekisteröinnit

Suomessa asuminen edellyttää rekisteröitymistä väestötietojärjestelmään ja henkilötunnuksen hakemista, minkä jälkeen pankkitilin avaaminen ja muut arjen asiat helpottuvat. Ilman henkilötunnusta moni käytännön asia, kuten pankkitili, vuokrasopimus, terveydenhuolto jää junnaamaan paikallaan. Lue lisää paikallisrekisteröinneistä.

Verokortti ja muut viranomaisasiat

Verokortin hakeminen kannattaa hoitaa heti henkilötunnuksen saamisen jälkeen, jotta palkanmaksu ei viivästy tai mene väärällä verokannalla.

Perheen mukana muuttaminen

Puolison työllistyminen ja tuki

Mukana muuttava puoliso (ns. trailing spouse) on yksi suurimmista syistä, miksi relokaatiot epäonnistuvat. Jos puoliso ei löydä omaa paikkaansa uudessa maassa, koko perhe usein harkitsee paluuta. Tukemalla puolisoa työnhaussa tai verkostoitumisessa vaikutatte suoraan koko perheen sitoutumiseen.

Koulu- ja päiväkotipaikan haku

Sopivan koulun tai päiväkodin löytäminen (suomenkielinen vai kansainvälinen, mikä alue jne.) on usein perheelle yksi stressaavimmista päätöksistä muuton alkuvaiheessa. Katso koulu- ja päiväkotihaku -palvelumme.

Pysyvän kodin löytäminen

Asunnon hakeminen ulkomailta käsin on hankalaa. Näyttöihin ei pääse paikan päälle, suomalaiset vuokramarkkinat ja sopimuskäytännöt ovat vieraita, eikä luottotietoja tai tulohistoriaa Suomessa vielä ole. Tämä on yksi yleisimmistä kohdista, joissa yritys päätyy auttamaan työntekijää käytännössä, vaikka sitä ei olisi suunniteltu. Katso myös kodin etsintä -palvelumme.

Miten yritys voi tukea työntekijän muuttamisessa Suomeen?

Onnistunut asettautuminen on myös organisointikysymys yrityksen sisällä. Muutama käytännön periaate auttaa merkittävästi:

• Nimeä yksi vastuuhenkilö. Kun relokaatio koordinoidaan yhden yhteyshenkilön kautta HR:n puolelta, tieto ei pirstaloidu ja työntekijä tietää aina kehen olla yhteydessä.
• Aloita mahdollisimman aikaisin. Moni sudenkuoppa syntyy siitä, että prosessi käynnistetään vasta kun aloituspäivä on jo lähellä — lupaprosessi ja asunnonhaku vievät molemmat oman aikansa.
• Budjetoi koko prosessi, ei vain lakisääteiset kulut. Väliaikainen majoitus, kodin etsintä ja mahdollinen tuki puolisolle kannattaa huomioida budjetissa etukäteen, ei tapauskohtaisesti jälkikäteen.
• Huomioi koko perhe, ei vain työntekijää. Kuten aiemmin totesimme, puolison ja lasten asettautuminen vaikuttaa suoraan siihen, pysyykö rekrytoitu osaaja talossa pitkällä aikavälillä.
• Harkitse asiantuntevaa relokaatiokumppania. Kun koko prosessi maahanmuutosta pysyvän kodin löytymiseen on ulkoistettu asiantuntijalle, HR:n aika vapautuu itse rekrytointiin ja työntekijän onboarding-kokemus paranee.

Nämä periaatteet ovat juuri niitä asioita, jotka erottavat sujuvan relokaation stressaavasta — ja suurin osa niistä hoituu automaattisesti, kun koko prosessi on suunniteltu etukäteen osana kattavaa asettautumispalvelukokonaisuutta. Tässä vielä alla vastauksia yleisimpiin kysymyksiin, joita työnantajilta tulee ennen relokaation käynnistämistä.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

essä eikä mikään jää junnaamaan paikalleen.

Näin Victor Ek tukee koko asettautumisprosessia

Victor Ekin asettautumispalvelut kattavat koko matkan maahanmuuttoasioista pysyvän kodin löytymiseen, yhden yhteyshenkilön kautta. Asettautumispalveluista vastaa Hanna Lindqvist, Head of Relocation, joka suunnittelee prosessin aina tapauskohtaisesti. 

Katso koko asettautumispalvelukokonaisuutemme ja ota yhteyttä!